Mối quan hệ hài hòa tại nơi làm việc rất quan trọng đối với sự bền vững và phát triển của một doanh nghiệp. Đồng thời nó cũng là công cụ giải quyết  nhiều thách thức mà người sử dụng lao động thường gặp trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Các mối quan hệ quản lý lao động tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích như: Giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động và đình công, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động của người lao động, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc, bỏ việc, nâng cao mức độ hài lòng và hiệu quả công việc thông qua cơ chế tham vấn, đặc biệt là khi đưa vào công nghệ mới hoặc sản phẩm dịch vụ mới, nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa tại doanh nghiệp không phải là công việc một sớm một chiều có thể hoàn thành. Công việc này  đòi hỏi phải có sự nỗ lực, thời gian và cả sự kiên nhẫn từ cả hai phía người sử dụng lao động và đại diện người lao động. Để xây dựng được mối quan hệ lao động tốt đẹp nhà quản lý cần phải thực hiện các bước sau:

Trao đổi thông tin hai chiều thường xuyên với người lao động: sự chia sẻ thông tin  và trao đổi thông tin hai chiều là chìa khóa dẫn tới mối quan hệ lao động hài hòa, tiến bộ. Thiết lập một kênh thông tin hai chiều thường xuyên sẽ giúp cho nhà quản lý hiểu được tâm tư và nguyện vọng của người lao động, nhờ đó xây dựng những chính sách phản ánh được quan điểm của người lao động. Giao tiếp hai chiều  cũng góp phần xây dựng được lòng tin và sự hiểu biết chung giữa người lo động và ban giám đốc , qua đó giảm thiểu nguy cơ tranh chấp lao động và đình công.

Một hệ thống giao tiếp hai chiều trong nội bộ doanh nghiệp có thể được xây dựng theo nhiều hình thức, trong đó có các kênh chính là: 

1. 10 phút họp công nhân - tổ trưởng sản xuất.

10 phút họp tổ sản xuất là hoạt động hàng ngày rất hiệu quả cho việc tăng cường đối thoại xã hội và đảm bảo trao đổi hàng ngày giữa các thành viên trong tổ (nhóm) sản xuất.

Cách thức, nội dung họp: Giải thích ý nghĩa của việc họp và thống nhất với người lao động họp 5 – 10 phút khi bắt đầu ca sản xuất tại một địa điểm xác định. Phải đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên trong tổ phải biết điều đó.

Đầu buổi họp , tóm tắt tình hình chất lượng và năng suất của ngày hôm trước và phổ biến tất cả các nội dung liên quan của ngày hôm đó.

Trước khi kết thúc, mời người lao động đặt câu hỏi, phát biểu ý kiến, mối quan tâm và những khúc mắc mà họ thấy trong tổ của mình hoặc ở nơi khác trong doanh nghiệp.

Khi đã quen với hình thức họp này, tổ trưởng (người quản lý) hãy cố gắng khuyến khích thảo luận nhiều hơn và trình bày ít đi.

Đảm bảo rằng tổ trưởng sản xuất chia sẻ thông tin nhận được từ 10 phút họp này với nhà quản lý có liên quan khác.

Đảm bảo họp ngắn gọn bằng cách ghi lại các vấn đề cần giải quyết và theo dõi sát sao mọi vấn đề và sự cố phát sinh, nếu có thể thì giải quyết trước cuộc họp tiếp theo..

Nội dung họp có thể bao gồm (nhưng không hạn chế) các vấn đề sau: Kết quả làm việc của ngày hôm trước về mặt chất lượng và năng suất (dây cũng là cơ hội để khích lệ nhóm hặc cá nhân lao động), các vấn đề ưu tiên sản xuất của ngày hôm đó, các thông báo mới (nếu có) như: thay đổi ca làm việc, thay đổi trong sản xuất, chuẩn bị nghỉ lễ, kế hoạch làm thêm giờ, các vấn đề trong tổ và các giải pháp khả th; mọi băn khoăn, thắc mắc chung hoặc cụ thể của người lao động, ví dụ: chất lượng bữa ăn ca, làm thêm giờ quá nhiều, định mức quá cao, nhà vệ sinh không sạch, thái độ của người quản lý…

Việc họp 10 phút giữa tổ trưởng sản xuất với người lao động đem lại nhiều lợi ích đó là: Xây dựng được tinh thần tập thể nhờ phản hồi ngay về những kết quả của ngày hôm trước và tập trung toàn tổ vào các mục tiêu hiện tại; Người sử dụng lao động sẽ nhận được những ý kiến đóng góp có giá trị dồng thời phát hiện các vấn đề nảy sinh trong các tổ sản xuất cũng như các mối quan tâm rông hơn trong doanh nghiệp; tạo được ấn tượng tốt khi người lao động thấy người sử dụng lao động trân trọng những ý tưởng và đống góp của họ.      

2. Hộp thư góp ý và bảng tin phản hồi.

Hộp thư góp ý và bảng tin phản hồi là một kênh hiệu quả để người lao động chia sẻ ý tưởng, đề xuất và phản ánh vấn đề quan tâm của mình với người sử dụng lao động. Cách tổ chức hộp thư góp ý gồm các bước sau:

- Đặt hộp thư góp ý và bảng tin phản hồi ở một nơi công cộng mà người lao động cảm thấy thoải mái khi cho phiếu góp ý vào đó. Giải thích để mọi người lao động biết về vai trò của hộp thư góp ý.

- Khuyến khích người lao động đóng góp ý kiến, kể cả ý kiến phê bình (tuyệt đối không được ác cảm, trù dập người có ý kiến phê bình).

- Thành lập một ban có cả đại diện người lao động (công đoàn) và người quản lý , định kỳ xem xét mọi ý kiến đóng góp và quyết định chọn đề xuất nào để thực hiện căn cứ vào tiêu chí xác định trước đó.

- Đăng tóm tắt những đề xuất lên bảng tin phản hồi và những y kiến nào đang được xem xét thực hiện.

- Tiếp thu góp ý bằng cách xác định những góp ý nào có khả năng thực hiện và xem xét sẽ thực hiện các góp ý đó như thế nào. Nếu một góp ý không khả thi thì cần xác định lý do và chia sẻ thông tin đó với người góp ý.

- Công nhận và khen thưởng kịp thời người lao động đã có ý kiến đóng góp.

- Mỗi tháng có thể đề ra 1 chủ đề để góp ýnhằm duy trì mối quan tâm liên tục từ phía người lao động, ví dụ lấy các chủ đề như: Làm thế nào để cải thiện điều kiện vệ sinh, an toàn lao động; tỷ lệ có mặt, năng suất, tiết kiệm chi phí, hợp lý hóa quy trình sản xuất…vv

3. Hội đồng quản lý lao động

Có thể thành lập một hội đồng  gồm đại dienj của người lao động và người sử dụng lao động theo kiểu hội đồng hòa giải mà các doanh nghiệp phải tổ chức theo luật để giải quyết các tranh chấp lao động. Tuy nhiên, hội đồng gồm người lao động và người sử dụng lao động (nhà quản lý) có thể thực hiện nhiều chức năng hơn là chỉ đơn thuần giải quyết tranh chấp lao động. Đó có thể là một công cụ hữu hiệu để đảm bảo cơ chế trao đổi thường xuyên giữa người lao động và đội ngũ quản lý.

Về thành viên hội đồng, số lượng đại diện có thể khác nhau tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cả hai bên nên có cùng số người đại diện đồng đều trong hội đồng. Về phía công đoàn nên có chủ tịch CĐCS và đại diện các phòng, ban, Về phía người sử dụng lao động nên có đại diện ban giám đốc và tổ trưởng sản xuất. Ngoài ra có thể thêm các thành viên khác nếu thấy cần thiết.

Quy trình họp: Trước hết, ban giám đốc và công đoàn cần phải thống nhất về tần suất, ngày tháng, địa điểm và độ dài cuộc họp. Khi hội đồng đã hoạt động ổn định thì chỉ cần họp mỗi tháng một lần. Nên chọn 1 ngày dễ nhớ và cam kết họp vào đúng ngày đó.

Thời gian họp không nên quá 1,5 giờ (thời gian này có thể điều chỉnh theo sự thỏa thuận của 2 bên. Tuy nhiên, trình tự họp phải đặc biệt tuân thủ để không bị kéo dài (trừ trường hợp thật cần thiết).

Nên áp dụng cơ chế đồng chủ trì (nên là chủ tịch CĐ và giám đốc công ty) và luân phiên thay đổi người chủ trì.

Cần chỉ định một thư ký. Các biên bản họp chính xác cần phải được lưu giữ và công bố để các thành viên 2 bên nắm được  thông tin cập nhật về các hoạt động của hội đồng. Hội đồng cũng có tchể ra một bản tin hoặc một tờ tin tức.

Chương trình họp, danh sách chủ đề đưa ra thảo luận và danh sách thành viên hội đồng phải được thông báo tới từng người ít nhất trước 5 ngày như thế các thành viên sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp và người lao động sẽ có cơ hội để góp ý cho thành vien hội đồng về các chủ đề thảo luận trước khi diễn ra cuộc họp. Cần lưu ý, họp hội đồng là để giải quyêt các vấn đề và trao đổi thông tin, chứ không phải là để tiếp tục thương lượng tập thể. Việc xem xét và thương lượng lại thỏa ước LĐTT chỉ diễn ra khi cả hai bên đều đồng ý rằng một (một số) điều khoản trong TƯLĐ cần phải được thay đổi, hoặc một sự thay đổi nào đó là cần thiết trước khi bản TƯ hết hạn.

NguyÔn Phó Liªm