Thứ tư, ngày 30 tháng 09 năm 2020
Thứ tư, ngày 30 tháng 09 năm 2020
Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến sổ Bảo hiểm xã hội
Cập nhật lúc 01:50 ngày 04/09/2020
Cấp mới sổ BHXH
Căn cứ khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, hồ sơ gồm:
Đối với Người lao động (NLĐ):
+ Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Giấy tờ chứng minh.
Đối với Đơn vị sử dụng lao động:
+ Mẫu TK3-TS (Quyết định 595/QĐ-BHXH);
+ Mẫu D02-TS (Quyết định 595/QĐ-BHXH);
+ Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Lưu ý: + Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của cơ quan BHXH tỉnh (trên giấy phép đăng ký kinh doanh). Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
+ Thời gian giải quyết hồ sơ cấp sổ BHXH: 20 ngày làm việc.
Có 2 sổ BHXH, NLĐ cần làm gì? Người lao động có thể có 2 sổ bảo hiểm nơi mới, nơi cũ hay không? Thủ tục gộp sổ BHXH như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH: Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ BHXH vào sổ mới. Như vậy, mỗi NLĐ chỉ có duy nhất 1 sổ BHXH.
Thủ tục gộp sổ BHXH (Khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020): Sau khi thực hiện kiểm tra thông tin ghi nhân trên sổ BHXH thông tin đầy đủ chính xác, tiếp theo làm hồ sơ gộp sổ BHXH gồm:
+ Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có);
+ Mẫu D01-TS (Quyết định số 595/QĐ-BHXH).
+ Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
Lưu ý: + Đơn vị có thể thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là thông tin cá nhân hoặc quá trình đóng tại đơn vị hiện tại.
+ Trường hợp Quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có Quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau thì yêu cầu nộp hồ sơ điều chỉnh trước.
+ NLĐ nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH (Điểm c, Mục 1.1 Khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH) các trường hợp kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 và nộp hồ sơ như sau:
* Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.
* Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH.
+ Cơ quan BHXH giải quyết không quá 45 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Doanh nghiệp không đóng BHXH, có chốt được sổ BHXH không?
Căn cứ theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
- Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu NLĐ đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho NLĐ.
- Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
Doanh nghiệp không chốt sổ, trả sổ BHXH cho NLĐ có đúng luật? Khi đó NLĐ phải làm gì?
Căn cứ Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định: Người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Tại Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2012 (áp dụng đến 31/12/2020) và cơ bản vẫn được quy định tại mục a, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 (áp dụng từ 01/01/2021) quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau: Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của NLĐ. 
Căn cứ quy định của pháp luật thì khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật mà công ty không trả sổ BHXH NLĐ là trái với quy định của pháp luật.
Nghị định số 24/2018/NĐ-CP ngày 27/02/2018 quy định về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, giáo dục nghề nghiệp, hoạt động đưa NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, việc làm, ATVSLĐ. Nghị định này có quy định chi tiết về thời hiệu, hình thức, trình tự khiếu nại. Theo đó, trình tự khiếu nại như sau:
+ Khiếu nại lần đầu: Khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi của người sử dụng lao động là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình thì người bị xâm phạm thực hiện khiếu nại đến người sử dụng lao động (đại diện theo pháp luật của đơn vị).
+ Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu hoặc quá thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu mà khiếu nại không được giải quyết thì người khiếu nại có quyền khởi kiện tại tòa án hoặc thực hiện khiếu nại lần hai theo quy định. Khiếu nại lần hai gửi đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Bị thất lạc sổ BHXH phải giải quyết ra sao?
Thủ tục cấp lại sổ BHXH do mất hỏng 
- Hồ sơ gồm (khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020):
+ Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.
+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
- NLĐ nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH (Căn cứ vào Khoản 2 Điều 99 Luật BHXH 2014; Điểm c, Mục 1.1 Khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH) các trường hợp kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 và nộp hồ sơ như sau:
+ Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.
+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH.
Lưu ý: Thời gian cấp lại sổ BHXH không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết (Căn cứ vào Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.
Khoản 2 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH hướng dẫn cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh thông tin cá nhân trên sổ BHXH (bao gồm: Họ, tên, chữ đệm; ngày/tháng/năm sinh; giới tính; quốc tịch; dân tộc)
- Hồ sơ gồm:
Trường hợp đơn vị kê khai hồ sơ:
+ Sổ BHXH;
+ Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Mẫu D01-TS (Đối với trường hợp đơn vị làm hồ sơ cấp lại sổ BHXH);
+ Giấy tờ làm căn cứ điều chỉnh thông tin cá nhân sai (giấy khai sinh/chứng minh thư nhân dân/...).
Trường hợp NLĐ tự kê khai hồ sơ:     
+ Sổ BHXH;
+ Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Giấy tờ làm căn cứ điều chỉnh thông tin cá nhân sai (giấy khai sinh/chứng minh thư nhân dân/...);
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
- Người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH (Căn cứ vào Khoản 2 Điều 99 Luật BHXH 2014; Điểm c, Mục 1.1 Khoản 1 Điều 31 Quyết định 595/QĐ-BHXH) các trường hợp kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 và nộp hồ sơ như sau:
+ Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH.
+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH.
Lưu ý: Thời gian cấp lại sổ BHXH không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết (Căn cứ vào Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Có phải đổi sổ BHXH khi thay đổi số CMND hay đổi CMND thành thẻ căn cước công dân?
Căn cứ quy định tại Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và Công văn 3835/BHXH-CST ngày 27/9/2013 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trường hợp đổi từ CMND sang CCCD sẽ không phải đổi lại sổ BHXH mà điều chỉnh thông tin BHXH theo quy định tại Khoản 2 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, cụ thể:
Hồi sơ gồm:
+ Với người lao động: Mẫu TK1-TS (Quyết định 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018);
+ Với doanh nghiệp: Mẫu D01-TS (Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Cơ quan BHXH sẽ giải quyết trong vòng 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định (khoản 3 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Người lao động phải làm gì khi muốn tra cứu sổ BHXH: Mã sổ BHXH? Thời gian tham gia BHXH của mình? Tra cứu thời hạn sử dụng thẻ BHYT? Tra cứu hồ sơ đã nộp, tình trạng hồ sơ?...
Người lao động tra cứu trên trang điện tử của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam (https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx) hoặc nhắn tin theo hướng dẫn của công văn số 330/CNTT-PM ngày 3/4/2019 của BHXH Việt Nam triển khai “Hệ thống tương tác đa phương tiện giữa người dân và doanh nghiệp với cơ quan BHXH”.
Thanh Huyền tổng hợp